Mentoring Dakwah Kampus

         Mentoring dakwah kampus merupakan sarana yang sangat penting untuk melakukan perekrutan untuk menghasilkan dan mencetak kader baru bagi lembaga dakwah kampus. Oleh karena itu mentoring harus dikelola dengan baik agar mampu mencetak kader yang baik. Begitu penting peran mentoring dalam dunia dakwah kampus, dan sudah sewajarnya mentoring diberikan perhatian khusus dan lebih dalam pengelolaannya. Perhatian khusus ini tidak bisa sekedar dengan adanya proker yang baik, akan tetapi perlu orang terbaik di bidang pengelolaan mentoring dan dana yang cukup untuk menunjang agenda pengelolaan mentoring yang dilakukan.

Dalam mengelola mentoring dakwah kampus kita perlu membangun sistem yang akan dijadikan pedoman demi kelancaran mentoring yang dilakukan. Sistem yang digunakan ini juga perlu disesuaikan dan bila perlu dievaluasi setiap tahunnya, untuk perbaikan dakwah kampus kedepannya. Secara garis besar aspek yang perlu kita bangun bersama dalam mengelola mentoring dakwah kampus adalah:

1.      Sistem Umum Pengelolaan Mentoring

2.      Pengelolaan Mentor

3.      Sistem Pengelolaan Data

4.      Pengelolaan Kurikulum

5.      Pengelolaan Sekolah Mentor

6.      Pengelolaan Dauroh Mentor

Untuk lebih mudah memahaminya kita akan jelaskan secara berurutan bagaimana mengelola mentoring dakwah kampus.

1.   Sistem Umum Pengelolaan Mentoring

Dalam sistem umum pengelolaan mentoring yang perlu dibuat adalah bentuk pengelompokan yang baik, seleksi tim pengelola mentoring, struktur tim pengelola, dan pengemasan mentoring itu sendiri.

11.1.  Bentuk pengelompokan

Secara mendasar metode yang seringkali digunakan dalam pengelompokan kelompok mentoring yaitu pengelompokan berbasis program studi/jurusan dan pengelompokan dengan tabulasi jadwal mentor.

·         Pengelompokan berbasis program studi/jurusan

Pengelompokan ini dilakukan dengan mengelompokkan para peserta mentoring yang berbeda dalam satu program studi atau jurusan. Biasanya setiap jurusan memiliki kesamaan dan kekhasan tersendiri. Oleh karena itu, dengan mengelompokkan peserta mentoring ini dalam satu kelompok dan dibina jiga oleh mentor yang berasal dari jurusan yang sama, tentunya akan terjadi chemistry dalam kelompok tersebut. Selain kelebihan dalam hal nyambung dalam berdiskusi, biasanya dalam satu jurusan memiliki homogenitas (kesamaan) jadwal, sehingga untuk menyesuaikan jadwal pertemuan akan lebih mudah.

·         Pengelompokan berbasis tabulasi jadwal mentor

Pengelompokan ini dilakukan jika pengelompokan berbasis program studi/jurusan tidak bisa digunakan. Pengelompokan ini ditujukan untuk mahasiswa yang memiliki keberagaman karateristik dan jadwal kuliah. Sehingga untuk mengatasi hal tersebut diperlukan pengelolaan mentoring dengan metode berbasis tabulasi jadwal. Tabulasi jadwal adalah sebuah konsep pengelolaan mentoring terpusat dengan mengumpulkan jadwal kosong setiap mentor dan merangkumnya dalam sebuah tabel. Tabulasi ini tidak hanya berisikan jadwal kosong saja, akan tetapi juga menampilkan karateristik dan profil yang dimiliki oleh seorang mentor. Profil mentor ini bisa mulai dari namanya, asal, semester, IPK, jurusan, organisasi yang diikuti, prestasi yang pernah diraih, dan kelebihan mentor yang lainnya. Sehingga dengan metode ini, peserta mentoring bisa memilih kelompok mentoring yang mentornya sesuai dengan kebutuhan peserta dan jadwal yang sesuai dengan waktu peserta. Contohnya bisa dilihat dibawah ini,

Hari/Jam	Senin	Selasa	Rabu	Kamis	Jum’at	Sabtu	Profil
08.0009.30	Ilham	Perdiman	Yulan	Ari Aprilis	Marwan	Zul	Disesuaikan dengan kelebihan pementor
10.0011.30	Sahul	Coki	Fakhrial	Asrori	Paris	Rubi	Sda
13.0014.30	Fadli	Kurniawan	Safarudi	Iman	Ruli	Feri	Sda
14.3016.00	Ari Ridho	Safruddin	Hermanto	Ali	Sarwono	Ilham	Sda
16.0017.30	Yulan	Ari Aprilis	Marwan	Perdiman	Ari Ridho	Fakhrial	Sda
20.0021.30	Zul	Khudri	Sahul	Sahul	Coki	Yus Afriadi	Sda

Tabel di atas adalah contoh sederhana dari tabulasi jadwal mentor. Idealnya memang, setiap jam selalu ada jadwal mentoring dengan pilihan lebih dari satu mentor sehingga peserta dapat memilih mentor sesuai dengan kebutuhan. Bentuk tampilan yang diberikan dapat disesuaikan dengan kebutuhan, dan untuk profil mentor silahkan dituliskan sebaik mungkin, agar peserta mentoring lebih tertarik. Selanjutnya tabulasi mentor ini bisa dijadikan pegangan dalam pengelompokan bagi pengelola mentoring. Sehingga, ketika ada peserta mentoring yang hendak mentoring, peserta tinggal memilih jadwal dan langsung bisa masuk ke data base pengelola.

11.2. Seleksi Tim Pengelola Mentoring

Dilakukan seleksi untuk mendapatkan kader yang cocok diamahkan dalam tim pengelola mentoring. Kader yang ditempatkan dalam tim ini sebaiknya yang memiliki kepahaman pengelola dalam hal kaderisasi, dakwah dan permentoringan. Pemahaman kaderisasi diperlukan agar pengelola benar-benar paham tentang bagaimana kedudukan mentoring ini dalam tahapan kaderisasi dan bagaimana hubungannya dengan tadribul amal peserta. Selain itu dengan pemahaman kaderisasi yang kuat, biasanya akan terbentuk karakter pembina dan karakter pendidik yang handal. Pemahaman dakwah yang komprehensif dari pengelola mentoring maksudnya mengetahui bagaimana tuntutan dakwah saat ini serta kebutuhan karakter kader yang diperlukan untuk menunjang dakwah saat ini. Dengan pemahaman ini, pengelola dapat melakukan inovasi dan dinamisasi terkait permentoringan.

Selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah pemahaman pengelola terhadap pengelolaan mentoring itu sendiri. Perlu disadari bersama bahwa mentoring bukanlah sebuah sistem komputer yang bisa diubah dan diatur dengan mudah. Mentoring adalah sebuah pengelolaan manajemen dakwah yang berkaitan atau berhubungan langsung dengan manusia, maka diperlukan adanya pendekatan yang manusiawi. Oleh karena itu dalam pengelolaannya dibutuhkan orang yang memilki empatik dan memahami dengan baik psikologi manusia untuk mengelola permentoringan.

11.3. Struktur Tim Pengelola

Demi kelancaran kerja tim dalam permentoringan dibutuhkan sebuah struktur. Struktur ini merupakan pendukung dari tim pengelola mentoring, sehingga diusahakan membentuk struktur yang efektit dan efisien dan sesuai dengan kebutuhan. Secara umum tidak ada struktur yang terbaik, akan tetapi saya mengusulkan beberapa bidang yang diperlukan dalam tim pengelolaan mentoring.
Tim yang diperlukan untuk pengelolaan yaitu :
 

·         Koordinator : Memastikan semua agenda permentoringan berjalan dengan baik

·         Sekretaris : Bekerjasama dengan koordinator melakukan evaluasi berkala terhadap perkembangan mentoring (minimal 1 kali sebulan)

·         Database : Mengolah data permentoringan dan menyimpannya

·         Sekolah Mentor : Fokus pada pembentukan calon mentor di masa yang akan datang.

·    Dauroh Mentor : Terkadang tidak semua mentor bisa menyampaikan semua materi dengan baik oleh karena itu perlu menambahkan pemahaman mentor sebelum mentoring dan untuk penjagaan mentor yang sudah ada. (Minimal 1 kali seminggu)

·       Kurikulum Mentoring : Fokus pada pembuatan kurikulum yang sesuai untuk peserta mentoring.

Bentuk struktur di atas bukanlah mutlak, akan tetapi perlu juga disesuaikan dengan kondisi SDM dan objek dakwah yang ada.

11.4. Pengemasan Mentoring

Pengemasan ini diperlukan dengan harapan dakwah ini bisa diterima dengan baik oleh objek dakwah kita. Terutama dalam mentoring, diperluakn adanya pengemasan agar mentoring ini bisa diterima. Untuk pengemasan mentoring disesuaikan saja dengan kebutuhan dengan terlebih dahulu menganalisis objek dakwah. Secara umum memang bentuk permentoringan akan tetap sama, akan tetapi kita bisa membuat variasi seperti dengan mengikuti mentoring peserta akan mendapatkan notebook mahasiswa muslim, training softskilll, tutorial akademik, kiat sukses kuliah dan lain sebagainya.

2.   Pengelolaan Mentor

Pada bagian ini saya akan menyinggung mengenai bagaimana mentor yang ideal dan cara seleksi mentor itu sendiri.

22.1. Mentor Ideal

Seorang mentor yang ideal harus mempunyai karakter. Secara umum, karakter yang harus dimiliki oleh seorang mentor, yaitu :

·         Sebagai Seorang Kakak atau Saudara

Seorang mentor akan berfungsi sebagai sorang kakak atau saudara bagi peserta mentoring ketika berdiskusi dan menceritakan isi hati atau masalah yang mungkin dihadapai oleh oleh peserta mentoring. Oleh karena itu seorang mentor peril memilki karakter empatik denganharapan dapat menyentuh hati para peserta mentoring sehingga terjadi keterbukaan, dan terbentuk nuansa kekeluargaan dalam kelompok mentoring tersebut

·         Sebagai Sosok Pelatih

Pelatih adalah sosok yang memberikan arahan, mengajarkan cara melakukan sesuatu, mencontohkan, mengawasi peserta melakukan latihan sesuatu, momotivasi ketika gagal, member selamat ketika berhasil, dan setia mendampingi peserta agar dapat melakukan suatu hal. Untuk itu diperlukan karakter pengkader yang ulung bagi seorang mentor, karena ialah yang akan senantiasa berinteraksi dengan para peserta mentoring. Selain itu, mentor juga perlu memiliki kemampuan untuk merangkul dan mempengaruhi peserta mentoring.

·         Penunjuk Jalan

Seorang mentor diharapkan dapat membimbing peserta mentoring untuk menapaki masa depannya. Dalam hal ini seorang mentor perlu memahami potensi dari peserta mentoring dan memberikannya alternatif pilihan terkait masa depannya. Oleh karena itu seorang mentor diharapkan dapat memiliki karakter pemimpin yang bisa mengarahkan peserta mentoring.

·         Pembentuk Mentor Baru

Kebutuhan dakwah kampus untuk mentor senantiasa bertambah. Oleh karena itu seorang mentor diharapkan dapat membentuk karakter peserta mentoring untuk dapat menjadi mentor di masa yang akan datang.

22.2. Seleksi Mentor

Kualitas seorang mentor sangat menentukan kualitas peserta mentoring. Karena itu diperlukan seleksi ketat mengenai siapa saja yang berhak menjadi mentor dalam rangka mencapai tujuan tujuan yang diinginkan. Jadi seorang mentor itu harus memiliki integritas. Integritas bukanlah hanya sekedar kejujuran, akan tetapi bentuk komitmen seseorang untuk melakukan sesuatu dan mengerjakannya apa yang telah ia katakana. Kebutuhan integritas bagi seorang mentor sangat diperlukan untuk menunjang optimasi kinerja dari pengelola permentoringan. Seleksi terkait kelayakan mentor dapat dilakukan dengan beberapa tahapan, yaitu :

·         Seorang mentor mengidentifikasikan peserta mentoringnya untuk mengikuti sekolah mentor, sehingga syarat pertama yang diperlukan adalah ia haruslah sehat secara keberjalanan permentoringannya atau harus mengikuti mentoring.

·         Ia diharuskan mengikuti pembinaan calon mentor atau sekolah mentor

·         Mengikuti tes atau seleksi formal yang diadakan oleh tim pengelolaan mentoring, yang meliputi kapasitas pribadi seorang calon mentor, seperti kualitas dan kuantitas amalan ibadah harian, kemampuan pemahaman materi, dan seleksi lainnya yang diperlukan.

·         Seorang calon mentor diharapkan dapat mengikuti proses magang. Proses ini diharapkan dapat mengasah kemampuan dan pengetahuan untuk menjadi seorang mentor.

·         Jika secara kapasitas individu seseorang telah memiliki kecakapan untuk menjadi seorang mentor, ia diharapkan dapat mengisi lembar perjanjian komitmen diri sebagai seorang mentor. Adanya kontrak social ini diharapkan dapat meningkatkan tanggungjawab mentor dalam menjalankan amanahnya.

3.   Sistem Pengelolaan Data

Salah satu parameter yang bisa dinilai untuk mengavaluasi keberjalanan permentoringan adalah pendataan yang baik, yakni bagaimana data yang berasal dari mentor dapat sampai kepada pengelola mentoring secara berkala dan tepat waktunya.

33.1. Jaringan Pengumpul Data

Jaringan ini diperlukan untuk mempermudah arus tersampainya informasi. Konsep dari sistem ini adalah meng-estafetkan data dari mentor ke pengelola mentoring. Jadi setiap mentor wajib membuat laporan mengenai kelompoknya masing-masing yang akan diserahkan kepada pengelola mentroring. Isi laporan bisa mengenai kelancaran mentoring, perkembangan peserta mentoring, kendala yang dihadapi dan lain sebagainya. Untuk format laporan bisa dibuat sesuai yang dibutuhkan, dan format ini dibuat oleh Tim Pengelolaan Mentoring.

33.2. Pola Pengumpul Data

Pola untuk mengumpulkan data (laporan) bisa dilakukan dengan berbagai cara. Gunakan saja pola yang dianggap efektif dan efisien. Akan tetapi untuk memudahkan mentor, sebaiknya pengelola mentoring diharapakan memberikan variasi pilihan pola pegumpulan data kepada mentor. Bentuk variasi pengumpulan data antara lain

·         Via SMS

Pengumpulan data via sms ini sebetulnya merupakan cara yang paling mudah. Hanya dengan sms ke nomor  tertentu saja dengan ketentuan yang disepakati. Misalnya : ketik nama mentor <spasi> tanggal mentoring <spasi> tempat <spasi> pertemuan: pertemuan1, pertemuan2, dst ,<spasi> materi <spasi> izin: nama1, nama2, dst <spasi> sakit: nama1, nama2, dst ,<spasi> alpha: nama1. Nama2, dst,…dan dikirim ke nomor hotline mentoring

·         Via email

Pihak pengelola cukup dengan membuat template yang harus di isi dan di email setelah menjalankan agenda permetoringan. Jadi mentor tinggal mengisi template yang dibuat oleh pengelola mentoring, terus mengirimkan ke email hotline pengelola mentoring.

·         Via data box

Pihak pengelola menyediakan kotak data khusus di sekretariat, dan pihak mentor cukup mengisi template kertas yang sudah tersedia dan memasukkannya ke kotak

·         Via database oline

Pada tahap yang lebih advance, pengelola mentoring bisa menyediakan perangkat IT pendukung, sehingga mentor cukup mengakses situs tertentu dan mengisi form yang telah tersedia di layar computer. Pada tahap ini memang agak sulit dan membutuhkan dana juga.

33.3. Sistem Database Terpusat

Maksudnya bentuk database yang berisikan tentang keberjalanan mentoring pada jangka waktu tertentu. Bentuk dari database ini bisa dalam bentuk microsoft excel atau software lainnya. Yang terpenting adalah, data ini bisa diakses oleh seluruh pemegang kebijakan dakwah kampus yang berhak untuk melihat data ini dalam rangka menentukan sebuah kebijakan tertentu.

4.   Pengelolaan Kurikulum

        Mentor biasanya akan menyampaikan materi berdasarkan kurikulum yang tersedia. Kurikulum dalam proses pendidikan adalah hal yang penting, selain akan berfungsi sebagai manhaj (pedoman) dalam menyampaikan materi, kurikulum biasanya juga dibuat dengan marhalah (tahapan) yang menyesuaikan kondisi peserta mentoring. Untuk itu diperlukan adanya penyusunan kurikulum yang sesuai dengan kondisi kekinian (terbaru).

Kurikulum untuk permontoringan tahap awal, perlu menekankan pada tiga hal, yakni aqidah, akhlak, dan ibadah. Penekanan pada tiga hal ini bukan tanpa alasan, karena memang tiga hal inilah yang diyakini sebagai fondasi awal seorang kader dakwah atau bahkan fondasi seorang muslim. Pada tahap kurikulum mentoring tahap lanjut, barulah menekankan pada hal bersifat fiqih dan dakwah. Adanya penyesuaian ini diharapkan dapat memberikan dampak positif terhadap keberterimaan materi. Dan yang terpenting bagi pengeloala mentoring bidang kurikulum adalah merangkai materi yang ada agar terbentuk sebuah tahapan pembelajaran yang tepat dan bisa diterima oleh peserta dan mentor mengerti bagaimana memahamkan sebuah materi kepada peserta mentoring.

5. Pengelolaan Sekolah Mentor

           Sekolah mentor adalah sebuah sarana yang digunakan oleh tim pengelola mentoring untuk membentuk calon mentor di masa yang akan datang. Sekolah mentor ini diharapkan dapat berjalan sepanjang tahun, sehingga proses regenerasi dapat senantiasa berjalan. Sekolah mentor ini diikuti oleh peserta mentoring yang aktif dalam kehadiran dan direkomendasikan oleh mentor yang membinanya. Disini diperlukan keahlian dari seorang mentor agar peserta mentoringnya mengikuti sekolah mentor. Memang seharusnya semua peserta mentoring dapat mengikuti sekolah mentor, akan tetapi adanya rekomendasi dapat memberikan jaminan kokmitmen dari peserta untuk mengikuti sekolah mentor ini.

Isi (cakupan) dari sekolah mentor adalah seputar hal yang diperlukan agar seseorang siap menjadi seorang mentor. Secara umum ada tiga content umum yang perlu disampaikan, yakni :

·         Pemahaman dakwah dan kaderisasi, terkait dasar-dasar pemahaman dakwah yang diperlukan, sehingga mentor melakukan aktifitas mengisi mentoring dengan berfondasikan paradigm dakwah yang kokoh.

·         Penguasaan materi dasar yang akan menjadi bekal awal dalam menyampaikan materi di awal-awal mengisi mentoring.

·         Kemampuan komunikasi dan menguasai peserta mentoring, kemampuan mendinamisasi kelompok, serta cara menyampaikan materi yang tepat agar peserta paham dan menarik untuk didengar.

            Selain itu, diperlukan pula adanya latihan mengisi mentoring dalam bentuk simulasi dengan sesama peserta, agar peserta bisa mulai belajar untuk menjadi mentor yang baik. Pemberian tipr dan trik khusus dari pementor senior pun, perlu diberikan agar peserta sekolah mentor bisa memahami medan mentoring dengan baik. Materi pendukung lainnya di sekolah mentor, adalah meningkatkan kualitas dan kuantitas amalan ibadah harian peserta.  Peningkatan amalan ibadah harian ini bisa dilakukan dalam bentuk motivasi dan pengecekan secara rutin ibadah harian pada setiap pertemuan sekolah mentor. Perlu kita dipahamkan pula bahwa kekuatan robbaniyah lah yang akan  isa menopang aktifitas dakwah seorang kader.

6. Pengelolaan Dauroh Mentor

6.

        Dauroh mentor adalah sebuah sarana yang digunakan untuk menjaga dan meningkatkan pemahaman mentor senior. Dauroh mentor diharapakan berjalan rutin sepanjang tahun. Dauroh mentor ini harus diikuti oleh semua mentor senior yang ada. Jadi dauroh mentor ini hampir sama dengan sekolah mentor, akan tetapi untuk dauroh mentor ini diikuti oleh mentor yang sudah senior atau yang sudah melawati tahapan sekolah mentor.